Подготовка бизнес — конференции

Организация корпоративных мероприятий неизбежно для успешного функционирования и развития почти любого бизнеса. Установление взаимоотношений с партнерами и клиентами, новые полезные контакты и договоренности — безусловный результат затраченных времени, сил и средств на организацию качественного корпоративного мероприятия. И действительно, ресурсов для подготовки хорошего события требуется очень много. Именно поэтому успешные компании предпочитают не нагружать собственных сотрудников дополнительной работой, которая, к тому же, требует особенных навыков и знаний. Очень популярными сегодня являются услуги опытных подрядчиков, которые в кратчайшие сроки организуют для вас мероприятие высшего класса, согласно требованиям клиента и его бюджету.

Перед организаторами корпоративных мероприятий ставится главная задача — подобрать подходящее помещение и создать в нем комфортную атмосферу, которая бы соответствовала формату и задачам специального мероприятия. Можно подумать, что организовать бизнес-конференцию довольно просто, однако эта деятельность сертифицируется согласно стандартам ИСО-9001. Именно этот стандарт регламентирует тот перечень услуг, который входит в пакет по организации конференций.

На подготовительном этапе подрядчик и заказчик составляют смету мероприятия и подписывают договор. Затем следует этап разработки заявок, информационных листов и другой документации, необходимой для того, чтобы собрать аудиторию. Стержневой услугой подрядчиков является подбор и представление подходящего помещения для проведения конференции. Аренда конференц залов и других помещений стандартного типа (например, залов в гостиницах или бизнес-центрах) может быть заменена нестандартным подходом, вплоть до организации конференции на борту теплохода.

Организаторы конференции должны позаботиться о ее гостях — обеспечить их билетами на транспорт (при необходимости), забронировать номера в гостиницах, предоставить транспорт для перемещений во время конференции (например, из гостиницы к месту проведения заседания, организовать встречу и проводы в аэропортах и вокзалах).

Важной задачей подрядчиков является обеспечение мероприятия всей необходимой техникой — аудио- и видеоаппаратурой, микрофонами, организация питания гостей мероприятия, предоставление услуг синхронного переводчика, менеджмент мероприятия (например, изготовление информационных стоек, подтверждение проездных документов и пр.), организация дополнительной развлекательной программы для гостей конференции.